Một chu kỳ dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau đó là : Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án.

I. Khái niệm của quản lý dự án

Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. Một dự án được quản lý tốt, có nghĩa là khi kết thúc phải được chủ đầu tư thoả mãn về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.

Quản trị dự án thường bao gồm:

• Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)
• Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể
• Dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án
• Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí, nguồn lực và rủi ro.

II. Chu kì quản lý dự án

Một chu kỳ dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau đó là : Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án.

Thời điểm bắt đầu dự án được xác định từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp thuận thực hiện. Các nguồn lực huy động cho các hoạt động dự án tăng lên từ từ, rồi đạt đỉnh, sau đó giảm khi bàn giao dự án cho khách hàng. Nội dung công việc chính trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án:

• Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai 1 là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro.

• Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng các kế hoạch dự án – kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án.

• Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện. Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng. Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án.

• Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án. Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng. Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm.

III. Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án

• Linh hoạt, mềm dẻo. Ví dụ: Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc. Đội hình thực hiện không cứng nhắc. Công cụ thực hiện và nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc.

• Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án).

• Huy động sự tham gia của mọi người. Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm người khôn ngoan, được chọn lựa, những người được trời phú cho các năng lực đặc biệt. Việc lập kế hoạch cần được “dân chủ hoá”. Những người tham gia dự án cần phải đóng góp một cách tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ “thụ động”. Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ.

• Trách nhiệm của mỗi thành viên phải được rõ ràng Ví dụ: Dự án phần mềm: Trách nhiệm của người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử. Dự án xây dựng: Trách nhiệm của người thiết kế, người thi công.

• Tài liệu cô đọng và có chất lượng – Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhưng – Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin.

• Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng).

• Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng) Ví dụ: Dự án làm phần mềm. Các độ đo cho nhân viên lập trình.

• Số dòng lệnh của chương trình.

• Thời gian để hoàn thành một module của chương trình.

• Số lỗi xảy ra khi thử nghiệm (kiểm thử) chương trình.

• Số trang của tài liệu thuyết minh cho chương trình.

• Tốc độ xử lý trong khi thực hiện chương trình.

• Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chương trình.

• Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình.

• Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng.

Các kỹ năng của người quản lý dự án

IV. Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án xây dựng:

• Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án. Ban quản lý dự án xây dựng có thể quản lý dự án nhiều dự án một lúc sẽ được giải tán khi dự án thành công.

• Chủ nhiệm điều hành dự án.

Ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc các tổ chức, doanh nghiệp có đủ điều kiện và năng lực chuyên môn được chủ đầu tư giao phó đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu tất cả trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình trong công tác chuẩn bị và thực hiện dự án.

• Hình thức chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư sử dụng và khai thác.

• Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng

Ban quản lý dự án chuyên trách không phải do chủ thành lập đầu tư mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban làm việc kiêm nhiệm; Hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng khác đảm nhiệm.

• Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách

Ban quản lý dự án chuyên trách được thành lập bởi chủ đầu tư, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án.

• Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Các thành viên trong nhóm dự án được tập hợp từ các cán bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án. Mỗi thành viên cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy của trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng.

https://songnam.net/quan-ly-du-an-xay-dung/