Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan (TKHQ) là văn bản pháp lý thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp xuất nhập khẩu với cơ quan quản lý nhà nước (cơ quan Hải quan) khi làm thủ tục cho một lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu cụ thể.

TKHQ là chứng từ quan trọng, nó quyết định:

• Mức thuế suất áp dụng đối với lô hàng;
• Trị giá tính thuế;
• Số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp.
• Hình thức kiểm tra áp dụng đối với lô hàng XNK.
• Chế độ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa.

Mặc định, TKHQ được khai báo bằng Tiếng Việt. Tuy nhiên, những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài muốn tiếp cận Tờ khai hải quan Tiếng Anh (Customs Declaration). Bạn download TKHQ Tiếng Anh ở đường link sau để tham khảo nhé!

Xem thêm: Tra cứu thông tin tờ khai

Tờ khai hải quan điện tử

Trước năm 2014, TKHQ được khai báo bằng mẫu ấn chỉ giấy do cơ quan hải quan ban hành.

Từ thời điểm tháng 8/2014, doanh nghiệp khai báo trên phần mềm khai báo hải quan (ECUS5) và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan hải quan.

Do vậy, ở thời điểm hiện tại, tờ khai hải quan được thể hiện dưới dạng điện tử.

Việc truyền – nhận TKHQ cũng được thực hiện bằng phương thức điện tử.

Phân loại tờ khai hải quan

Phân theo hình thức xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan có thể được phân thành 02 loại sau:

• TKHQ nhập khẩu: Áp dụng đối với lô hàng nhập khẩu, tạm nhập, hàng hóa đưa vào khu phi thuế quan; hàng hóa đưa vào kho ngoại quan.
• TKHQ xuất khẩu: Áp dụng đối với lô hàng xuất khẩu, tái xuất, hàng hóa đưa ra khu phi thuế quan, hàng hóa đưa ra khỏi kho ngoại quan.

Phân theo loại hình xuất nhập khẩu:

Tờ khai loại hình kinh doanh

Đây là loại hình tờ khai phổ biến nhất. Có đến 90% số lượng tờ khai là của loại hình này. Vì vậy, khi nói đến tờ khai hải quan chính là nói đến tờ khai loại hình hàng kinh doanh.

Loại hình này, doanh nghiệp phải tính thuế và nộp thuế cho cơ quan hải quan trước khi thông quan hàng hóa.

Tờ khai loại hình gia công

Đây là loại hình phổ biến thứ 2 sau tờ khai loại hình kinh doanh. Thông thường, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI – Foreign Direct Investment) hay sử dụng loại hình này. Các công ty con ở Việt Nam sẽ gia công cho công ty mẹ ở nước ngoài.

Tờ khai loại hình gia công được miễn thuế khi nhập khẩu nguyên liệu và cũng được miễn thuế khi xuất khẩu thành phẩm.

Tờ khai loại hình sản xuất xuất khẩu

Loại hình này tương tự loại hình gia công, nhưng doanh nghiệp được tự chủ mua nguyên liệu từ nhiều đối tác khác nhau và xuất hẩu thành phẩm cho nhiều đối tác khác. Điều này có nghĩa là, tính linh hoạt của loại hình sản xuất xuất khẩu rộng hơn loại hình gia công.

Tờ khai loại hình sản xuất xuất khẩu được miễn thuế khi nhập khẩu nguyên liệu và cũng được miễn thuế khi xuất khẩu thành phẩm.

Tờ khai loại hình tạm nhập tái xuất

Loại hình này ít phổ biết hơn, nhưng vẫn có trên thực tế. Doanh nghiệp Việt Nam sẽ tạm nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam và sẽ tái xuất hàng hóa ra nước ngoài ở một thời điểm thích hợp.

Tờ khai loại hình xuất nhập khẩu tại chỗ.

Có 2 trường hợp liên quan đến loại hình xuất nhập khẩu tại chỗ.

• Một là, giao hàng theo chỉ định của thương nhân nước ngoài.
• Hai là, giao dịch giữa doanh nghiệp chế xuất với doanh nghiệp nội địa.

Nội dung tờ khai hải quan

Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về cấu trúc tờ khai hải quan. TKHQ được cấu thành bởi 3 cấu phần sau.

• Cấu phần 1: Thông tin chung về lô hàng (trang 1 của tờ khai)
• Cấu phần 2: Kết quả, chỉ thị của cơ quan hải quan (trang 2 của tờ khai)
• Cấu phần 3: Khai báo chi tiết cho từng mặt hàng (từ trang 3 trở đi).

Theo quy định, mỗi tờ khai hải quan sẽ khai báo cho tối đa không quá 50 mặt hàng (thuật ngữ chuyên môn gọi là “dòng hàng”).

Nếu vượt quá 50 mặt hàng, TKHQ sẽ tự động tách ra thành tờ khai nhánh, độc lập với tờ khai hiện tại. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có 02 tờ khai nếu số lượng mặt hàng lớn 50.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích nội dung tờ khai của cấu phần 1: Thông tin chung về tờ khai. Phần còn lại, bạn hãy tham khảo khóa học xuất nhập khẩu của Saigon Academy để tìm hiểu chi tiết nhé!

Tờ khai hải quan điện tử có nhiều tiêu chí được mã hóa. Do vậy, nếu bạn không được hướng dẫn đầy đủ. Bạn sẽ không hiểu nội dung trên TKHQ.

Đầu tiên là phần thông tin chung về lô hàng. Cụ thể:

• Số tờ khai;
• Mã phân loại kiểm tra;
• Mã loại hình;
• Mã số đại diện hàng hóa của tờ khai;
• Mã chi cục hải quan;
• Mã bộ phận xử lý tờ khai.

Tiếp theo, đến phần người xuất khẩu và nhập khẩu.

Phần này, bạn sẽ căn cứ vào hợp đồng ngoại thương để khai báo nhé!

Phần tiếp theo sẽ khai báo thông tin trên vận đơn, cụ thể:

• Số và ngày vận đơn;
• Trọng lượng hàng;
• Số lượng kiện;
• Số lượng container;
• Mã cảng xếp hàng;
• Mã cảng dỡ hàng;
• Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến;
• Tên phương tiện vận tải;
• Ngày hàng đến Việt Nam.

Tiếp theo, đến phần khai báo hóa đơn thương mại. Cụ thể:

• Mã phân loại chứng từ;
• Số hóa đơn;
• Loại hóa đơn (mậu dịch, phi mậu dịch);
• Điều kiện giao hàng Incoterms;
• Trị giá nguyên tệ;
• Trị giá tính thuế VND;
• Tổng hệ số phân bổ trị giá;
• Mã áp dụng trị giá hải quan.
• Cước phí vận tải;
• Chi phí bảo hiểm.

Phần cuối cùng, là số tiền thuế và tỷ giá tính thuế.

Như vậy, các bạn vừa được hướng dẫn về nội dung tờ khai hải quan (cấu phần 1).

Phân luồng tờ khai hải quan

Tại sao phải phân luồng tờ khai hải quan?

Có 2 yếu tố:

- Một là, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng cao. Mức tăng trưởng khoảng 15%/năm.

- Hai là, nguồn nhân lực và vật lực của hải quan có hạn.

Do vậy, hải quan không thể kiểm tra 100% tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu, mà có sự lựa chọn, áp dụng xác suất để kiểm tra.

Việc phân luồng hải quan dựa trên yếu tố này.

Luồng đỏ

Về nguyên tắc, nếu hàng hóa có xác suất vi phạm pháp luật cao thì tờ khai hải quan sẽ rơi vào luồng đỏ (sẽ bị kiểm tra thực tế hàng hóa).

Kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ rơi vào 1 trong 2 trường hợp sau:

• Ưu tiên kiểm tra qua máy soi container;
• Kiểm tra thủ công do công chức hải quan thực hiện.

Khi kiểm tra thủ công thì công chức hải quan sẽ kiểm tra xác suất 5%. Nếu trong quá trình kiểm tra mà phát hiện có dấu hiệu vi phạm sẽ tăng tỷ lệ kiểm tra lên 10%, 50% hoặc thậm chí 100%.

Kết thúc kiểm tra: công chức hải quan xác nhận “hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu có đúng/không đúng như khai báo”.

Luồng vàng

Nếu hàng hóa có xác suất vi phạm trung bình thì tờ khai hải quan sẽ rơi vào luồng vàng (bị kiểm tra hồ sơ hải quan).

Trường hợp này, hải quan sẽ kiểm tra 4 nội dung:

• Kiểm tra tên hàng và mã hàng;
• Kiểm tra trị giá tính thuế;
• Kiểm tra mức thuế suất và xuất xứ hàng hóa;
• Kiểm tra số tiền thuế và chính sách thuế.

Luồng xanh

Nếu hàng hóa có xác suất vi phạm thấp thì tờ khai hải quan sẽ rơi vào luồng xanh (miễn kiểm tra).

Như vậy, việc phân luồng tờ khai thực chất là việc phân loại mức độ vi phạm dựa trên xác suất. Dựa vào phân loại này, hải quan sẽ dành nguồn lực hợp lý để kiểm tra. Như vậy, hiệu quả quản lý sẽ tăng cao hơn.

Theo thống kê của cơ quan hải quan, tỷ lệ phân luồng như sau:

• Luồng xanh: 65% tờ khai
• Luồng vàng: 25% tờ khai
• Luồng đỏ: 10% tờ khai

Phần lớn luồng xanh là hàng hóa xuất khẩu. Hàng nhập khẩu thường rơi vào luồng vàng và luồng đỏ.

Truyền tờ khai hải quan

Như đã đề cập trước đó, người khai hải quan sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS5 để tiến hành truyền tờ khai.

Bước 1: Người khai hải quan sẽ khai thông tin trên tờ khai hải quan.

Bước 2: Khai trước thông tin TKHQ.

Tại sao phải khai trước thông tin. Theo quy định, hiện tại người khai hải quan không cần phải khai 4 thông tin sau:

• Trị giá tính thuế;
• Mức thuế suất;
• Tỷ giá;
• Số tiền thuế.

Bốn (04) thông tin này sẽ do hệ thống thông quan của hải quan tự động tính toán và trả về. Trách nhiệm của người khai hải quan là kiểm tra xem nội dung như vậy có đúng hay không. Nếu đúng, sẽ chuyển sang bước 3.

Bước 3: Khai chính thức tờ khai

Người khai hải quan khai chính thức tờ khai đến hệ thống hải quan.

Bước 4: Nhận kết quả xử lý tờ khai

Sau khi khai chính thức tờ khai, người khai sẽ lấy kết quả phân luồng, thông quan ngay lập tức.

Sau khi có kết quả phân luồng, người khai thực hiện theo quy định pháp luật. Cụ thể:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Chỉnh sửa, bổ sung tờ khai hải quan

Về nguyên tắc, người khai hải quan sẽ được sửa tờ khai hải quan trong 2 trường hợp sau:

Sửa tờ khai trong thông quan:

Trường hợp này, người khai sẽ thực hiện chức năng gọi tờ khai lên để tiến hành sửa mà không phải làm thêm bất kỳ thủ tục nào khác.

Sửa tờ khai sau thông quan:

Theo quy định, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan. Nếu người khai hải quan phát hiện sai sót cần chỉnh sửa thì làm văn bản gửi hải quan để hải quan phê duyệt trước khi tiến hành sửa tờ khai.

Nếu quá thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan. Tờ khai hải quan nếu sửa sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Hủy tờ khai hải quan

Các trường hợp hủy tờ khai:

• Sau khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký TKHQ nhập khẩu mà không có hàng hoá đến cửa khẩu nhập.
• Sau khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký TKHQ xuất nhập khẩu, hàng hoá được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế nhưng chưa đưa hàng vào khu vực giám sát của cơ quan hải quan tại cửa khẩu xuất.
• Sau khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký TKHQ nhưng người khai hải quan chưa nộp hồ sơ hải quan hoặc đã hoàn thành thủ tục hải quan nhưng hàng hoá chưa đưa vào khu vực giám sát
• Sau khi hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký TKHQ nhưng người khai hải quan chưa nộp hồ sơ và xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra
• Tờ khai hải quan đã đăng ký cần phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành nhưng không có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai
• TKHQ đã đăng ký nhưng chưa được thông quan do hệ thống hải quan điện từ có sự cố.
• Trường hợp huỷ tờ khai hải quan theo yêu cầu của người khai hải quan.
• TKHQ khai sai các chỉ tiêu thông tin quy định tại mục 3 Phục lục II ban hành kèm Thông tư.

Thủ tục hủy tờ khai hải quan

+ Bước 1: Người khai hải quan đề nghị được phép hủy TKHQ đã đăng ký;
+ Bước 2: Cơ quan hải quan xem xét việc hủy TKHQ đã đăng ký;

Thời gian giải quyết: Không quá 1 ngày làm việc.

Nguyên tắc khai hải quan

- Người khai hải quan phải khai đầy đủ các thông tin trên tờ khai hải quan.

- Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo các loại hình khác nhau thì phải khai trên tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu khác nhau theo từng loại hình tương ứng.

- Một tờ khai hải quan được khai báo cho lô hàng có một hóa đơn. Trường hợp khai hải quan đối với lô hàng có nhiều hóa đơn trên một TKHQ, người khai hải quan lập Bảng kê hóa đơn thương mại, gửi kèm TKHQ đến Hệ thống.

- Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng không chịu thuế, miễn thuế theo quy định thì khi khai hải quan phải khai các chỉ tiêu thông tin liên quan đến không chịu thuế, miễn thuế, theo hướng dẫn.

Nguyên tắc khai hải quan (tiếp theo)

- Người khai hải quan được sử dụng kết quả giám định, phân tích của các tổ chức có chức năng theo quy định của pháp luật để khai các nội dung có liên quan đến tên hàng, mã số, chất lượng, chủng loại, số lượng và các thông tin khác liên quan đến lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu.

- Người khai hải quan được sử dụng kết quả phân tích, phân loại của lô hàng đã được thông quan trước đó để khai tên hàng, mã số cho các lô hàng tiếp theo có cùng tên hàng, thành phần, tính chất lý hóa, tính năng, công dụng, nhập khẩu từ cùng một nhà sản xuất trong thời hạn 03 năm kể từ ngày có kết quả phân tích, phân loại.

- Một tờ khai hải quan được khai tối đa 50 dòng hàng, nếu quá 50 dòng hàng thì người khai hải quan khai trên nhiều tờ khai hải quan.

- Trường hợp một lô hàng phải khai trên nhiều tờ khai hoặc hàng hóa nhập khẩu thuộc nhiều loại hình, có chung vận tải đơn, hóa đơn, khai trên nhiều tờ khai theo từng loại hình hàng hóa nhập khẩu tại một Chi cục Hải quan thì người khai hải quan chỉ phải nộp 01 bộ hồ sơ hải quan; các tờ khai sau ghi rõ “chung chứng từ với tờ khai số … ngày …” vào ô “Phần ghi chú”.

Thời hạn nộp tờ khai hải quan

Đối với hàng hóa xuất khẩu, việc nộp tờ khai hải quan được thực hiện sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm do người khai hải quan thông báo và chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;

Đối với hàng hóa nhập khẩu, việc nộp TKHQ được thực hiện trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

Địa điểm đăng ký tờ khai hải quan

Hàng hóa xuất khẩu được đăng ký tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi có cơ sở sản xuất hoặc Chi cục Hải quan nơi tập kết hàng hóa xuất khẩu hoặc Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất hàng.

Hàng hóa nhập khẩu được đăng ký tờ khai tại trụ sở Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa, cảng đích ghi trên vận tải đơn, hợp đồng vận chuyển hoặc Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi hàng hóa được chuyển đến.

Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai hải quan

Thông tin trên tờ khai hải quan được Hệ thống tự động kiểm tra để đánh giá các điều kiện được chấp nhận đăng ký tờ khai hải quan. Nội dung kiểm tra bao gồm:

+ Điều kiện để áp dụng biện pháp cưỡng chế, thời hạn nộp thuế theo quy định, trừ các trường hợp sau đây:

-- Hàng hóa xuất khẩu thuộc đối tượng được miễn thuế hoặc không chịu thuế hoặc thuế suất thuế xuất khẩu 0%;

-- Hàng hóa được Bộ Công an, Bộ Quốc phòng xác nhận hàng hóa nhập khẩu phục vụ trực tiếp cho an ninh, quốc phòng, thuộc đối tượng được xét miễn thuế nhập khẩu, không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng;

-- Hàng hóa được Bộ, cơ quan có thẩm quyền xác nhận là hàng hóa phòng chống thiên tai, dịch bệnh, cứu trợ khẩn cấp; hàng viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại.

+ Tính đầy đủ, phù hợp của các thông tin trên tờ khai hải quan;

+ Các thông tin về chính sách quản lý, chính sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trên tờ khai hải quan.

Khai bổ sung hồ sơ hải quan

Người khai hải quan được khai bổ sung hồ sơ hải quan sau khi Hệ thống phân luồng tờ khai nhưng trước thời điểm cơ quan hải quan thực hiện việc kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan;

Người khai hải quan, người nộp thuế xác định có sai sót trong việc khai hải quan thì được khai bổ sung hồ sơ hải quan trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan nhưng trước thời điểm cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra;

Người khai hải quan, người nộp thuế phát hiện sai sót trong việc khai hải quan sau thời điểm cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng trước khi thông quan thì thực hiện khai bổ sung và bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

Quá thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan hoặc sau khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra, người khai hải quan, người nộp thuế mới phát hiện sai sót trong việc khai hải quan thì thực hiện khai bổ sung và bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

Người khai hải quan thực hiện khai bổ sung theo yêu cầu của cơ quan hải quan khi kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa và bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Khai thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa

Việc chuyển tiêu thụ nội địa hoặc thay đổi mục đích sử dụng hàng hóa đã làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu chỉ được thực hiện sau khi người khai hải quan hoàn thành thủ tục hải quan đối với tờ khai hải quan mới.

Hàng hóa khi làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, khi chuyển tiêu thụ nội địa hoặc thay đổi mục đích sử dụng cũng phải được cơ quan cấp giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu đồng ý bằng văn bản.

Hàng hóa thay đổi mục đích sử dụng hoặc chuyển tiêu thụ nội địa, người nộp thuế phải kê khai, nộp đủ tiền thuế, tiền phạt (nếu có) theo quy định.

---

Bạn vừa xem bài viết xuất nhập khẩu tiểu ngạch và chính ngạch là gì. Bài viết này đã được tham vấn chuyên môn của Th.S Trần Quang Vũ, CEO Saigon Academy, người có 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hải quan và xuất nhập khẩu.

Để tiếp cận kiến thức một cách có hệ thống, bạn hãy tìm hiểu khóa học khai báo hải quan

Xem thêm: Tiểu ngạch là gì

Liên hệ đăng ký khóa học xuất nhập khẩu

Trung tâm Saigon Academy

Lầu 2, phòng số 42, Cơ quan Đại diện Bộ Tài chính tại TPHCM. Số 138 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 6, quận 3, TPHCM

Điện thoại bàn: 028.839326653

Di động, zalo: 0913.106015

Email: tranquangvu80@gmail.com

Giờ làm việc: 8h30 - 16h00 từ Thứ 2 đến Thứ 6.