VietnamWorks muốn chia sẻ đến bạn 5 nguyên tắc đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp công ty đạt được hiệu quả cao. Hãy theo dõi bài viết ngay sau đây nhé!

1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự

Để đạt được mục tiêu trong các cuộc họp, cần phải xác định rõ mục tiêu hoặc vấn đề cụ thể cần được quyết định trước khi triệu tập cuộc họp. Điều này giúp cho các nội dung thảo luận được chuẩn bị và trình bày chi tiết hơn trong agenda. Trước khi triệu tập cuộc họp, hãy gửi đầy đủ thông tin và agenda cho những người được mời tham gia trong ít nhất 24 giờ để họ có đủ thời gian để chuẩn bị và đưa ra những đóng góp hữu ích nhất. Điều này cũng giúp họ hiểu được tầm quan trọng của vấn đề được thảo luận trong cuộc họp. Vì vậy, lên agenda trước cuộc họp giúp cho mục tiêu được định rõ và các nội dung thảo luận được chuẩn bị kỹ lưỡng, đem lại hiệu quả tối đa cho cuộc họp.

2. Mời đúng đối tượng

Để tránh tình trạng người tham dự không liên quan và lãng phí nguồn lực trong các cuộc họp, người chủ trì nên chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Số lượng thành viên trong nhóm họp nên được duy trì trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người để đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu số lượng người tham dự quá đông, sẽ có nguy cơ một vài thành viên trở thành khán giả và không đóng góp gì thêm vào thảo luận. Ngoài ra, các chủ đề thảo luận cũng dễ rơi vào tình trạng lan man và khó kiểm soát. Vì vậy, lựa chọn cẩn thận thành viên và giới hạn số lượng người tham dự là cách tốt nhất để đạt được hiệu quả trong các cuộc họp.

3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Để đảm bảo hiệu quả và tôn trọng thời gian của mọi người trong cuộc họp, cả người tổ chức và người tham dự đều cần rèn luyện kỹ năng sắp xếp thời gian và biết đặt ra giới hạn. Không nên đến họp muộn hoặc chờ đợi người khác đến muộn. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu theo lịch thông báo để tôn trọng thời gian của những người đến đúng giờ và khuyến khích những người đến muộn đến đúng giờ trong các lần sau.

Việc bắt đầu đúng giờ cũng như kết thúc đúng giờ đều rất quan trọng. Không nên kéo dài thời gian cuộc họp quá mức để tránh tình trạng lan man và lãng phí thời gian. Người tổ chức nên dự đoán thời lượng cần thiết cho cuộc họp và chủ động điều phối sự tương tác trong quá trình diễn ra cuộc họp. Người tham gia cũng nên trình bày quan điểm của mình một cách ngắn gọn, đúng chủ đề và tích cực, tránh lan man.

Thời lượng của cuộc họp nên được xác định trước để đảm bảo hiệu quả và tránh lãng phí thời gian của mọi người. Thay vì sử dụng thời lượng mặc định là 60 phút, nên sử dụng thời lượng cần thiết cho cuộc họp, và nên cố gắng tổ chức họp trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 phút để đạt được hiệu quả tốt nhất.

4. Bám sát chủ đề và mục tiêu

Để đảm bảo hiệu quả cho cuộc họp, thư mời họp cần phải đi kèm với một agenda cụ thể để tất cả những người tham gia cần phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.

Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình thảo luận, cuộc họp có thể trở nên quá sôi nổi hoặc các người tham gia có nhiều mối bận tâm khác, dẫn đến việc chủ đề thảo luận bị chệch khỏi mục tiêu ban đầu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa. Khi đó, người tổ chức/dẫn dắt có vai trò quan trọng để khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị những người có liên quan có thể tổ chức một cuộc họp khác để bàn về vấn đề đó sau.

Doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, tuy nhiên không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Vì vậy, để giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công, cần tuân thủ phương châm "đúng lúc - đúng người - đúng việc".

5. Tổng kết sau khi đã thảo luận

Để đạt được hiệu quả tối đa từ một cuộc họp, quan trọng không chỉ là đưa ra quyết định hoặc các hướng đi, mà còn là việc tổng kết lại những nội dung đã thảo luận. Một cuộc họp không có được tổng kết hoặc kết luận cuối cùng là vô nghĩa.

Nếu cuộc họp kết thúc mà không có sự tổng kết hoặc kết luận rõ ràng, mọi người có thể bối rối và không biết phải làm gì tiếp theo. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin bị lẫn lộn và các vấn đề không được giải quyết, khiến cho việc tổ chức cuộc họp tiếp theo trở nên phức tạp hơn.

Do đó, khi tổ chức cuộc họp, cần đảm bảo rằng mọi người được tổng kết lại nội dung đã thảo luận và đưa ra các quyết định hoặc hướng đi cụ thể. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về những gì đã được thảo luận và có thể thực hiện các bước tiếp theo một cách hiệu quả.

Trên đây là 5 nguyên tắc mà VietnamWorks chia sẻ đến bạn đọc cũng như các doanh nghiệp để có thể áp dụng hiệu quả cho những cuộc họp công ty. Hơn hết còn giúp nâng cao hiệu suất công việc của bản thân cũng như tập thể lên rất nhiều.