Phần mềm quản lý thiết bị trường học đã và đang giúp ích rất nhiều trong công tác quản lý và giám sát thiết bị ở môi trường giáo dục. Đối với trường học, việc đảm bảo các thiết bị ở các phòng dạy học đều hoạt động là điều rất cần thiết vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng giảng dạy. Tuy nhiên với số lượng thiết bị lớn, công việc theo dõi, bảo trì, tránh thất thoát vật phẩm có giá trị là điều không tránh khỏi nếu không có một công cụ quản lý thiết bị trường học tổng thể. 

Tính Năng Của Phần Mềm Quản Lý Thiết Bị Trường Học

Phần mềm quản lý thiết bị cho trường học là nơi lưu trữ các thông tin của thiết bị như tên thiết bị, ngày lắp đặt, thông số kỹ thuật, bộ phận đang sử dụng, người phụ trách…. Phần mềm này giúp người quản lý cũng như nhân viên bảo trì theo dõi và nắm bắt được trạng thái hoạt động, thông tin về thiết bị nhanh chóng, giảm thiểu được tình trạng thất thoát trong quá trình sử dụng.

Việc giám sát và bảo trì đúng cách tất cả các thiết bị rất quan trọng đối với cơ sở dạy học. Bởi, nếu mất mát hoặc hư hỏng các thiết bị có giá trị cao sẽ ảnh hưởng rất lớn đến ngân sách của trường học. Ngoài ra, học sinh hay sinh viên thậm chí cả giảng viên giảng dạy đều phụ thuộc vào việc sử dụng các thiết bị để phát triển kỹ năng thực hành cũng như truyền đạt kiến thức một cách tốt nhất tới người học.

Tính năng của phần mềm quản lý thiết bị trường học

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tài sản trường học:

• Quản lý lưu trữ toàn bộ cơ sở dữ liệu tài sản, thiết bị: Ban giám hiệu nhà trường có thể áp dụng phần mềm để số hóa và quản lý tất cả các thiết bị trong trường. Từ đó nhà trường quản lý thiết bị trường học một cách tổng thể về số lượng, thông tin, vị trí của các thiết bị trên cùng một hệ thống.

• Phản ánh chính xác số lượng so với thực tế, đầy đủ thông tin hồ sơ lý lịch: Khi toàn bộ thiết bị của nhà trường được số hóa và quản lý trên phần mềm riêng biệt sẽ giúp nhà trường theo dõi được nguồn gốc, (đặc tính kỹ thuật, thời điểm lắp đặt, giá mua,...), tình trạng sử dụng, sự cố đã xảy ra, các hoạt động bảo trì, sửa chữa đã thực hiện, thông tin mượn và trả thiết bị. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát và nếu gặp sự cố, việc sửa chữa có thể được thực hiện nhanh chóng và kịp thời.

• Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì: Phần mềm quản lý thiết bị hỗ trợ người dùng lên kế hoạch và lập lịch bảo trì để đảm bảo các thiết bị luôn được bảo trì đúng lúc từ đó giảm thiểu sự cố xảy ra, tăng hiệu suất sử dụng của thiết bị 

• Trích xuất báo cáo: Ban giám hiệu nhà trường có thể dễ dàng trích xuất báo cáo tổng thể với các thông tin thiết bị được phân loại theo từng mục tài sản hoặc theo các tình trạng bảo trì khác nhau. Điều này giúp nhà trường có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình quản lý thiết bị, giúp đưa ra quyết định và thực hiện các biện pháp cải thiện hiệu quả quản lý tài sản và bảo trì.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Thiết Bị Trường Học

Dưới đây là 5 lợi ích hàng đầu khi sử dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học: 

Giảm chi phí và tạo trách nhiệm giải trình

Việc làm mất hoặc làm hỏng hóc các thiết bị sẽ làm tăng chi phí mà nhà trường cần phải chi trong năm. Trong những năm qua, các trường học đã phải dành ra một khoản ngân sách rất lớn chỉ để thay thế, sửa chữa các thiết bị hỏng hóc, lỗi thời hay bị mất. Nhưng không phải bất cứ đơn vị trường học nào cũng đủ khả năng chi trả cho việc thay thế và sửa chữa, đặc biệt là các tài sản có giá trị lớn. Một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị sẽ giúp ích rất lớn trong trường hợp này, nó góp phần ngăn chặn tình trạng thất thoát tài sản, đưa ra kế hoạch bảo trì hợp lý giảm thiểu tối đa ngân sách cần bỏ ra cho việc sửa chữa.

Giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người

Làm việc thủ công đôi khi sẽ gây ra các sai lầm trong công việc. Khi tham vào quy trình làm việc, càng có nhiều công việc cần làm thì sẽ có càng nhiều sai sót khó tránh phải. Chẳng hạn với vị trí người quản lý các thiết bị, tài sản tại cơ sở trường học, họ cần phải thực hiện các đầu mục công việc như nhập số mã vạch, thông số kỹ thuật, ngày mượn và trả lại hoặc vị trí lưu trữ cho các tài sản bằng phương pháp thủ công trên giấy hay trên Excel. Nhưng vẫn xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian, nhân lực. 

Để có thể giảm thiểu các vấn đề do con người gây ra, việc áp dụng phần mềm quản lý thiết bị giữ một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ theo dõi và giám sát thông tin, vị trí, trình trạng sử dụng và lịch sử bảo trì, sửa chữa. Vì phần mềm này giúp tự động hóa quá trình quản lý, giảm thiểu sai sót nhập liệu và tối ưu hóa hiệu quả của việc theo dõi tài sản. 

Rủi ro khi quản lý tài sản thiết bị thủ công

Được quản lý bởi nhiều phòng ban

Trong kỷ nguyên của dữ liệu điện toán đám mây, dữ liệu có thể truy cập là đích đến của nhiều tổ chức. Các cơ sở trường học cũng không nằm ngoài xu hướng này. Khi có nhiều người dùng, các bộ phận liên quan đều cần sử dụng các tài liệu chung nhưng tài liệu đó được lưu giữ bằng giấy hoặc bảng tính, biểu mẫu lỗi thời sẽ gặp rất nhiều rắc rối trong đó.

Kiểm kê dữ liệu cho nhiều người dùng khi truy cập trong thời gian thực đã trở thành một điều tất yếu trong công việc hàng ngày. Cả người dùng và người quản lý đều có thể nhận được thông tin họ muốn, khi họ cần, dù cho họ ở vị trí gì trong tổ chức. Tất nhiên, các vai trò người dùng khác nhau sẽ nắm giữ được phạm vi thông tin khác nhau, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng luôn được an toàn. 

Báo cáo công việc nhanh chóng đơn giản

Phần mềm quản lý thiết bị trường học là một công cụ đột phá trong quy trình kiểm kê tài sản và thiết bị hàng năm. Đặc điểm quan trọng của phần mềm này là khả năng kiểm tra và cập nhật chính xác thông tin của tất cả tài sản, ngay cả khi các thiết bị và tài sản của trường học thay đổi liên tục.

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý thiết bị là khả năng xuất file báo cáo chi tiết từng danh mục, nhóm tài sản theo từng giai đoạn. Người dùng có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo có sự đáng tin cậy với thông tin mới nhất về tình trạng, vị trí, và lịch sử sử dụng của các thiết bị. Quá trình kiểm kê và tạo báo cáo trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp nhà trường tiết kiệm thời gian và nhân lực trong công việc quản lý tài sản.

Quy trình thanh toán siêu hiệu quả

Quy trình quản lý thiết bị tài sản luôn có một công việc quan trọng không thể bỏ qua, đó là theo dõi và kiểm tra việc mượn và trả thiết bị. Tính số lần mà sinh viên mượn một tài sản nhân với thời gian tiết kiệm được cho mỗi lần thanh toán, bạn sẽ nhận ra tầm quan trọng của việc có một quy trình thanh toán hợp lý trong trường học của bạn. 

Với sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý thiết bị, quy trình thanh toán có thể diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Sinh viên có thể đặt mượn trực tuyến, và sự sẵn có của thiết bị luôn được đảm bảo. Hơn nữa, thông tin xác thực của sinh viên được ghi lại một cách chính xác. Hệ thống cũng tự động gửi email nhắc nhở về việc trả lại các tài sản.

Phần Mềm Quản Lý Thiết Bị Trường Học - SpeedMaint

Phần mềm quản lý thiết bị trường học - SpeedMaint là một giải pháp hiệu quả và tiện ích cho việc quản lý các thiết bị và tài sản trong môi trường giáo dục. Với sự kết hợp giữa tính linh hoạt và tính năng mạnh mẽ, SpeedMaint mang đến cho các cơ sở giáo dục một công cụ tối ưu để theo dõi, kiểm tra, và quản lý các thiết bị của trường học.

Phần mềm SpeedMaint cho phép bạn dễ dàng nhập liệu, cập nhật và theo dõi thông tin chi tiết về các thiết bị và tài sản trong trường học. Từ việc ghi lại thông tin về số serial, thông số kỹ thuật, vị trí lưu trữ cho đến lịch sử sử dụng và bảo trì, tất cả được quản lý một cách tổ chức và chính xác trên nền tảng SpeedMaint.

Phần mềm quản lý thiết bị - SpeedMaint

Với SpeedMaint, việc tìm kiếm thông tin và tạo báo cáo trở nên đơn giản và nhanh chóng. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào danh sách thiết bị, tìm kiếm theo các tiêu chí cụ thể và xuất báo cáo theo nhu cầu của bạn. Điều này giúp các trường học có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin đáng tin cậy và phù hợp với tình hình quản lý thiết bị của mình.

SpeedMaint cũng hỗ trợ tính năng nhắc nhở và thông báo tự động, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào liên quan đến quản lý thiết bị. Bạn có thể thiết lập lịch bảo trì định kỳ, theo dõi tình trạng sử dụng và sửa chữa, và nhận thông báo khi có tình trạng bất thường.

Để đảm bảo môi trường học tập tốt nhất cho sinh viên, nơi làm việc hiệu quả cho giảng viên đặc biệt cho người quản lý tại trường học thì việc sử dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học là một công cụ không thể thiếu, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và đảm bảo tối đa hiệu quả trong việc sử dụng thiết bị dạy học và tính sẵn sàng phục vụ của các thiết bị trong môi trường giáo dục.

Nguồn: SpeedMaint