Đối soát là một phương pháp hữu hiệu kết hợp giữa đối chiếu và ra soát thông số chi phí. Người ta thường tận dụng phương pháp đối soát để đối chiếu chi phí giữa các bên liên quan như: đối soát chi phí giữa hai công ty di động, đối soát tiền thu hộ trong các dịch vụ mua sắm hàng online,…

Bài viết hôm nay sẽ nói đến chủ đề sử dụng phương pháp đối soát trong việc kiểm tra chi phí thu hộ đối với dịch vụ mua sắm hàng online qua mạng.

Những vấn đề thường gặp phải trong quá trình đối soát

Trong quá trình đối soát, có một số vấn đề thường gặp phải như sau:

1. Sai sót trong dữ liệu: Đây là vấn đề phổ biến nhất trong quá trình đối soát. Có thể do nhập sai số liệu, sai chính tả, sai định dạng hoặc do các nguyên nhân khác. Điều này có thể dẫn đến sự không khớp giữa các bên trong quá trình đối soát.

2. Không khớp số tiền: Một trong những vấn đề thường gặp phải trong quá trình đối soát là không khớp số tiền, tức là số tiền trên hệ thống của một bên không khớp với số tiền trên hệ thống của bên kia. Không khớp số tiền có thể là kết quả của sai sót trong nhập liệu hoặc do các biến động trong số tiền được chuyển.

3. Thời gian chậm trễ: Một số lần đối soát có thể gặp phải vấn đề thời gian chậm trễ. Điều này có thể xảy ra nếu một bên không hoàn thành đối soát theo thời hạn hoặc nếu quá trình đối soát bị trì hoãn.

4. Sự khác biệt trong phương thức đối soát: Các bên có thể sử dụng các phương thức đối soát khác nhau, điều này có thể dẫn đến sự khác biệt trong quá trình đối soát. Ví dụ như một bên có thể sử dụng phương thức đối soát trực tuyến trong khi bên kia sử dụng phương thức đối soát thông qua thư điện tử hoặc fax.

5. Sai sót trong quá trình xử lý: Một số lần đối soát có thể gặp phải sai sót trong quá trình xử lý. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm xử lý dữ liệu không đúng cách hoặc các lỗi khác trong quá trình xử lý dữ liệu.

6. Thông tin còn thiếu: Trong một số trường hợp, có thể thiếu thông tin quan trọng trong quá trình đối soát, điều này có thể dẫn đến sự không khớp giữa các bên và cần phải được giải quyết để hoàn thành quá trình đối soát.

Đối soát thế nào thì nhanh chóng và hiệu quả?
 

Mặc dù dịch vụ này mang lại nhiều tác dụng cho người tiêu dùng nhưng lại là nổi lo lắng của người tận dụng dịch vụ vì chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.

Như các bạn thấy mua bán hàng trực tuyến trên các trang mạng xã hội ngày càng phát triển tại VN. Với mô hình này, người sử dụng rất có thể dễ dàng và đơn giản, thoải mái sự chọn lựa hàng hóa yêu thích, phù hợp với mình thông qua mạng internet và hầu hết người tận dụng đều chọn lựa dịch vụ giao hàng thu tiền hộ (COD) cho các đơn hàng đã mua.

Việc dùng dịch vụ này một phần cũng do bị ảnh hưởng bởi văn hóa của người Đông Nam Á nói chung và người VN nói riêng. Bởi chúng ta ai cũng có thói quen ra chợ hay bất cứ nơi đâu mua hàng cũng đều giải pháp lựa chọn vừa ý thì mới trả tiền trực tiếp. Vì thế nên khi mua hàng online nhiều khách hàng vẫn muốn kiểm tra hàng hóa trước ưng ý thì mới trả tiền. Chính vì điều này mà dịch vụ ship hàng thu tiền hộ mới ngày càng phát triển.

>>> Xem thêm: Quản trị trải nghiệm khách hàng là gì? Các chỉ số đo lường trải nghiệm khách hàng
 

Phí đối soát là gì?

Mặc dù vậy khi sử dụng dịch vụ này rất có thể chủ shop phải mất một khoản tiền trong dòng vốn cho bên ship giữ. Sau khi thực hiện quy trình đối soát chi phí thu hộ thì chủ shop mới được nhận lại tiền. Việc này sẽ không tác động nhiều đến tình hình sản xuất bán hàng của chủ shop.

Nhưng đối với những chủ bán nhỏ lẻ thì đây thực sự là một bài toán khó. Vì nó mất thời gian dài vòng vốn quay chậm tác động đến tình hình kinh doanh. Có rất nhiều tình trạng người gửi phải chờ đến tận 15 ngày, chờ cho công đoạn đối soát hoàn thành thì mới nhận được tiền, điều này chướng ngại nhiều cho việc xoay vòng vốn của các chủ kinh doanh.

Phát hiện được được nổi lo của rất nhiều chủ buôn bán online khi tận dụng dịch vụ ship thu hộ nhiều doanh nghiệp logistic đã tận dụng quá trình đối soát, tiết kiệm khung thời gian hơn so với công đoạn cũ. Với công đoạn này các chủ bán hàng chỉ mất khoảng một tuần thì rất có thể nhận được tiền. Theo đó các doanh nghiệp logistic này sẽ tiến hành thanh toan tiền thu hộ bằng cách chuyển khoản vào số tài khoản đã được chủ kinh doanh cung cáp trước đó.

Nói cách khác nhờ vào công đoạn này tiền kinh doanh online của các chủ shop sẽ về tốc độ hơn, vòng vốn sẽ được xoay nhanh chóng thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Việc này nhờ vào trải nghiệm vận dụng hệ thống quản lý đơn hàng hóa theo mã hàng của các công ty logistic. Vì thế nên quy trình đối soát cũng được diễn ra nhanh và ít tốn kém giờ giấc hơn.

Những điều cần nhớ để việc đối soát được dễ dàng hơn

Để đảm bảo quá trình đối soát được dễ dàng và hiệu quả, GoAcademy có một số lưu ý cho bạn sau đây:

1. Xác định các thỏa thuận và điều kiện trước khi bắt đầu quá trình đối soát. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các bên đồng ý với các điều khoản và điều kiện của quá trình đối soát.

2. Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng số liệu và thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác. Điều này giúp tránh những sai sót trong quá trình đối soát.

3. Sử dụng phương tiện đối soát hiệu quả như phần mềm đối soát trực tuyến, email, fax và các công cụ khác để truyền tải thông tin đối soát một cách nhanh chóng và chính xác.

4. Lưu trữ các tài liệu và thông tin liên quan đến quá trình đối soát một cách cẩn thận và có hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu các sai sót và chênh lệch trong quá trình đối soát.

5. Sử dụng các hệ thống và ứng dụng tự động hoá để tăng tính hiệu quả và giảm thiểu thời gian thực hiện quá trình đối soát.

6. Giải quyết các vấn đề và sai sót kịp thời bằng cách liên lạc với các bên liên quan và xác định nguyên nhân để tìm giải pháp phù hợp.

7. Đảm bảo rằng các bên đối soát luôn có sự đồng ý và sự hiểu biết về các quy trình và điều kiện đối soát.

8. Cập nhật các chuẩn mực và quy trình đối soát mới nhất để đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của ngành công nghiệp.