Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh. Trong bối cảnh này, tổng đài ảo đã nổi lên như một công cụ mạnh mẽ, hứa hẹn mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, liệu tổng đài ảo có thực sự hữu ích trong kinh doanh hay chỉ là một xu hướng tạm thời? Hãy cùng khám phá trong bài viết này.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.

Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là hoàn toàn có thể sử dụng. Và được trang bị các tính năng hoàn toàn giống với một tổng đài chuyên nghiệp. Mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Dịch vụ tổng đài điện thoại ảo là loại dịch vụ đang nằm trong top “hot”. Không phải ngẫu nhiên mà dịch vụ này đang dần thay thế cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống. Với dịch vụ này, khách hàng của bạn hoàn toàn có những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí vô cùng thấp. Tận dụng mạng Internet sẵn có vô cùng gọn nhẹ, tiện lợi, tiết kiệm.

Tổng đài ảo áp dụng cho những khách hàng nào?

Tổng đài điện thoại giúp tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại thành công cho người dùng. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể:

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng.

• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau.

• Doanh nghiệp chưa văn phòng cố định.

• Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.

>>>Xem thêm: Lắp đặt tổng đài ảo – Giải pháp kết nối thông minh với khách hàng

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi thuê tổng đài ảo

Đây là sự giải pháp bán hàng hoàn hảo cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Với khả năng mở rộng linh hoạt, tiết kiệm chi phí tối ưu,…

Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp

Đối với tổng đài truyền thống, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để mua tổng đài điện thoại kiểu PABX lắp đặt trong cơ sở của mình. Mô hình hiện thoại cũ này khá đắt đỏ. Bên cạnh đó, nó cũng đòi hỏi kỹ năng nội bộ để có thể quản trị công nghệ thông tin và bảo trì kỹ thuật thiết bị điện thoại.

Tổng đài ảo khác với tổng đài truyền thống ở chỗ hệ thống cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được ảo hoá. Việc kết nối, liên lạc được định tuyến thông qua Internet. Và doanh nghiệp chỉ cần có một bộ định tuyến và điện thoại IP Phone.

Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Nâng cao năng suất làm việc của của nhân viên bằng cách trang bị cho họ các công cụ chuyên nghiệp. Và đặc biệt là được tối ưu hoá cho nhiệm vụ quản lý và phát triển mối quan hệ khách hàng. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng làm tăng khả năng và tốc độ làm việc của nhân viên nhờ hệ thống truyền thông hợp nhất.

Tổng đài ảo giúp đáp ứng tối ưu nhu cầu về quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và sử dụng đa kênh của khách hàng. Đồng thời, sử dụng thống nhất một hệ thống trên tất cả các phương tiện liên lạc.

Phù hợp để sử dụng chuyên nghiệp

Doanh nghiệp thuê tổng đài ảo cần được trang bị thiết bị đầu cuối IP phù hợp cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp. Cụ thể, điện thoại IP không chỉ đáp ứng nhu cầu nghe – gọi của doanh nghiệp mà còn cho phép bạn hưởng lợi từ chất lượng cuộc gọi cao cùng nhiều tính năng đặc biệt khác như: Autocall,  Auto Attendant, Voice Mail, Call Queue…

Dễ dàng tích hợp cùng các giải pháp giúp CSKH hiệu quả hơn 

Hệ thống tổng đài ảo hoàn toàn có thể tích hợp cùng nhiều tính năng giúp hỗ trợ công việc hiệu quả. Đặc biệt là quản lý và chăm sóc khách hàng.

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?

Dưới đây là 4 lợi ích mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp:

Hiệu quả ưu việt cho quản lý trong doanh nghiệp

Đây là giải pháp tối ưu nhất đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cố định hoặc không cố định

• Chi phí thấp., khách hàng chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính v..v.), và không cần đầu tư thiết bị tổng đài.

• Không cần bảo trì, bảo hành, không phải lo các sự cố hỏng hóc thiết bị.

• Thời gian triển khai cực nhanh chóng và sự dụng ngay sau khi đăng ký, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h-48h.

• Chi phí khách hàng bỏ ra chỉ là yêu cầu dịch vụ với số lượng, các định lượng cụ thể.

• Khả năng mở rộng, có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh chỉ trong vòng 24h.

• Các kịch bản về lời thoại cũng như các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra rất nhanh trong vòng 24h.

• Không cần đầu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài hay mất phí thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết

Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Dịch vụ thuê tổng đài ảo cho phép sử dụng thoại nội bộ mà không hề phát sinh chi phí. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống.

Thứ nhất, trước đây doanh nghiệp sử dụng tổng đài vật lý truyền thống khi muốn thay đổi kịch bản hay chỉnh sửa cấu hình. Thì phải thuê kỹ thuật viên chuyên tổng đài về thiết lập, chi phí một lần như vậy luôn là “luật bất thành văn” 10% giá trị tổng đài cho một lần setup. Nay với dịch vụ tổng đài CloudFone thì đã khác, khách hàng chỉ cần “alo” hoặc gửi mail yêu cầu là sẽ được hỗ trợ ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.

Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Ngày nay, việc kinh doanh trên Internet rất phát triển, các kênh bán hàng online luôn được doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Vì thế đòi hỏi việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như những đơn đặt hàng mới phải nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cho nên việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết.

Cơ hội sống còn trong kinh doanh online. Nếu lỡ mất một cuộc gọi quan trọng vì nhân viên trực tổng đài vắng mặt lúc đó, hay hệ thống mạng điện thoại bị gián đoạn, sự cố kỹ thuật sẽ gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống. Bắt buộc phải có nhân viên ngồi tại văn phòng trực điện thoại xuyên suốt. Nhân viên này sẽ nhận cuộc gọi từ bên ngoài, khách hàng hay đối tác sau đó chuyển đến số máy của bộ phận cần liên hệ. Nếu người cần liên hệ vắng mặt thì nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận thông tin sau đó truyền đạt lại cho bộ phận phụ trách.

Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống

Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được đẩy trực tiếp tới số máy nhánh. Và số di động của những nhân viên phụ trách bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi có ở đâu cũng có thể trả lời máy.

Dịch vụ tổng đài ảo có những tiện ích sau:

• Chức năng trả lời tự động (IVR)

• Hiển thị tên người gọi đến

• Hỗ trợ Softphone

• Ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi

• Nhật ký cuộc gọi

• Đàm thoại tay ba

• Và còn nhiều chức năng hữu ích khác.

Tổng kết lại, tổng đài ảo không chỉ là một phương tiện để giảm chi phí mà còn là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng. Tích hợp đúng cách, tổng đài ảo có thể trở thành một đối tác đáng tin cậy trong việc xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng và tăng cường sự cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng cạnh tranh.