Ở trường học, trung tâm đào tạo hay các cơ sở giáo dục có số lượng học viên lớn, thẻ học sinh và sinh viên không chỉ dùng để nhận diện. Tùy hệ thống quản lý, một chiếc thẻ còn có thể được sử dụng khi vào thư viện, điểm danh, kiểm soát ra vào hoặc liên kết với mã số của người học.

Vì vậy, nếu đơn vị có nhu cầu tự in thẻ tại chỗ, lựa chọn máy chỉ dựa trên giá thường chưa đủ. Điều cần quan tâm hơn là số lượng thẻ phải xử lý, loại phôi đang sử dụng, yêu cầu in một hay hai mặt và thẻ có cần kết hợp mã QR, mã vạch hoặc công nghệ nhận dạng hay không.

Dưới đây là những tiêu chí đáng chú ý khi lựa chọn máy in thẻ cho trường học hoặc trung tâm đào tạo.

Trước hết cần xác định số lượng thẻ phải in

Đây là yếu tố quan trọng nhất.

Một trung tâm ngoại ngữ chỉ có vài trăm học viên sẽ có nhu cầu hoàn toàn khác một trường đại học phải phát hành hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn thẻ.

Đặc thù của môi trường giáo dục là số lượng thẻ thường tăng mạnh vào một số thời điểm nhất định, chẳng hạn đầu năm học, đầu học kỳ hoặc khi có khóa tuyển sinh mới. Trong khoảng thời gian đó, máy có thể phải hoạt động liên tục trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày.

Nếu chỉ nhìn vào nhu cầu trung bình mỗi tháng, người mua có thể đánh giá thấp sản lượng thực tế.

Vì vậy, nên tính theo đợt cao điểm: trong một ngày hoặc một tuần cần hoàn thành bao nhiêu thẻ. Từ con số này mới có thể đánh giá tốc độ và công suất máy có phù hợp hay không.

In một mặt hay hai mặt?

Phần lớn thẻ học sinh, sinh viên đều có khá nhiều thông tin.

Mặt trước thường được dành cho ảnh, họ tên, mã số, tên trường hoặc logo. Mặt sau có thể chứa thông tin liên hệ, thời hạn sử dụng, mã QR, barcode hoặc hướng dẫn khi mất thẻ.

Nếu thiết kế chỉ dùng một mặt, máy một mặt là đủ.

Nếu phần lớn thẻ đều phải có nội dung ở cả hai phía thì máy hai mặt sẽ tiện hơn nhiều, đặc biệt khi in số lượng lớn. Máy có cơ chế đảo thẻ tự động giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế tình trạng đặt nhầm chiều khi in mặt sau.

Máy một mặt vẫn có thể xử lý thẻ hai mặt bằng cách lật thủ công, nhưng cách này chỉ phù hợp khi số lượng không nhiều.

Cần quan tâm đến khả năng xử lý dữ liệu hàng loạt

Một trường học không thể nhập tên từng sinh viên rồi in thủ công từng thẻ nếu số lượng lên đến hàng nghìn.

Thông thường, dữ liệu đã có sẵn trong danh sách quản lý sinh viên hoặc học sinh. Phần mềm thiết kế thẻ cần có khả năng lấy các trường như họ tên, mã số, lớp, khoa hoặc khóa học rồi tự động đưa vào mẫu thẻ.

Ảnh cũng cần được liên kết đúng với từng hồ sơ.

Đây là điểm khá quan trọng vì trong môi trường giáo dục, tốc độ in của máy chỉ là một phần của toàn bộ quy trình. Nếu khâu chuẩn bị và đưa dữ liệu vào thẻ vẫn phải làm thủ công thì dù máy nhanh cũng khó xử lý số lượng lớn hiệu quả.

Khi tham khảo máy in thẻ sinh viên, ngoài thông số phần cứng cũng nên kiểm tra phần mềm có đáp ứng được cách quản lý dữ liệu hiện tại của đơn vị hay không.

Độ bền của thẻ cũng cần được tính đến

Thẻ sinh viên thường được sử dụng trong thời gian khá dài.

Một sinh viên có thể dùng cùng chiếc thẻ trong nhiều năm học. Học sinh ở một số trường cũng mang thẻ hàng ngày để nhận diện hoặc phục vụ việc kiểm soát.

Vì vậy, chất lượng in và chất lượng phôi đều cần được chú ý.

Một chiếc thẻ có hình ảnh đẹp lúc mới in nhưng nhanh phai hoặc xuống cấp sẽ khiến nhà trường phải cấp lại nhiều lần. Điều này vừa tăng chi phí vật tư vừa tạo thêm công việc cho bộ phận quản lý.

Phôi PVC tiêu chuẩn thường được sử dụng khá phổ biến vì có độ cứng và khả năng sử dụng lâu dài tốt hơn giấy. Tuy nhiên, nếu trường đang dùng một loại thẻ có chip hoặc công nghệ đặc biệt thì cần kiểm tra máy có tương thích với phôi đó hay không.

Có cần in mã QR hoặc barcode?

Nhiều trường hiện nay sử dụng QR code hoặc barcode để liên kết thẻ với hệ thống quản lý.

Mã này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích như kiểm tra thông tin sinh viên, mượn trả sách, điểm danh hoặc các nghiệp vụ nội bộ khác.

Về mặt in ấn, QR và barcode chỉ là hình ảnh nên hầu hết hệ thống in thẻ có thể đưa chúng vào thiết kế.

Điều cần chú ý là mã phải đủ rõ để máy quét đọc ổn định. Nếu kích thước quá nhỏ hoặc chất lượng in không tốt, việc quét có thể bị ảnh hưởng.

Do đó, với trường dự kiến dùng QR hoặc barcode thường xuyên, nên in mẫu thử và kiểm tra bằng thiết bị quét thực tế trước khi triển khai hàng loạt.

Thẻ RFID hoặc thẻ chip cần xem xét khác với thẻ PVC thường

Một số trường kết hợp thẻ sinh viên với hệ thống kiểm soát cửa, chấm công hoặc các ứng dụng dùng RFID.

Trong trường hợp này, cần phân biệt rõ giữa việc in hình ảnh lên thẻ và việc ghi dữ liệu vào chip.

Máy có thể in được tên và ảnh lên một chiếc thẻ RFID nhưng chưa chắc có khả năng mã hóa chip bên trong.

Nếu nhà trường muốn vừa in vừa ghi dữ liệu trong cùng quy trình, cần lựa chọn máy có encoder phù hợp với chuẩn thẻ đang sử dụng.

Nếu phần mã hóa được xử lý bằng thiết bị hoặc hệ thống riêng thì máy in chỉ cần đáp ứng tốt phần in hình ảnh.

Đây là tiêu chí nên làm rõ trước khi mua, vì chức năng mã hóa thường ảnh hưởng khá nhiều đến cấu hình và chi phí.

Tốc độ quan trọng nhưng không nên nhìn vào một con số duy nhất

Khi so sánh máy, nhiều người thường chú ý ngay tới số thẻ in được trong một giờ.

Thông số này hữu ích, nhưng cần xem trong đúng điều kiện sử dụng.

In đơn sắc có thể nhanh hơn in màu. In một mặt cũng thường nhanh hơn hai mặt.

Nếu trường cần in ảnh màu và hai mặt cho toàn bộ sinh viên thì nên xem tốc độ của đúng chế độ đó, thay vì lấy thông số nhanh nhất của máy để so sánh.

Ng