Máy in tem thường không hoạt động độc lập mà được kết nối với phần mềm bán hàng, quản lý kho, ERP hoặc hệ thống xử lý đơn hàng. Vì vậy, khi doanh nghiệp thay đổi phần mềm, hệ thống in cũng cần được kiểm tra lại.

Nếu bỏ qua bước này, một mẫu tem đang hoạt động ổn định có thể gặp lỗi về dữ liệu, kích thước hoặc định dạng khi chuyển sang hệ thống mới.

Kiểm tra khả năng xuất dữ liệu

Trước tiên cần xác định phần mềm mới có thể tạo dữ liệu cho tem theo định dạng mà máy in và phần mềm trung gian hỗ trợ hay không.

Các trường như mã sản phẩm, số lượng, số seri, mã đơn hàng hoặc barcode cần được truyền đúng.

Đặc biệt với tem chứa dữ liệu động, cần kiểm tra một số trường hợp thực tế thay vì chỉ thử một mẫu đơn giản.

Kiểm tra lại kích thước tem

Phần mềm mới có thể sử dụng cách thiết lập kích thước trang khác với phần mềm cũ.

Khi đó, tem có thể bị lệch nội dung, mất một phần thông tin hoặc xuất hiện khoảng trắng không mong muốn.

Sau khi chuyển hệ thống, nên kiểm tra lại chiều rộng, chiều cao và vị trí của từng thành phần trên tem.

Driver và cấu hình máy

Máy in cần được hệ thống mới nhận diện đúng.

Tùy môi trường sử dụng, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra driver, cổng kết nối, tên máy in và các thiết lập liên quan.

Nếu hệ thống có nhiều máy in, nên quy định rõ tên thiết bị để tránh gửi nhầm dữ liệu sang máy khác.

Kiểm tra barcode và QR Code

Mã vạch là thành phần đặc biệt cần kiểm tra sau khi thay đổi phần mềm.

Một số phần mềm có thể thay đổi cách tạo barcode, kích thước hoặc khoảng cách xung quanh mã. Vì vậy, việc mã vẫn xuất hiện trên tem chưa có nghĩa là mọi thứ đã chính xác.

Nên in thử và quét bằng thiết bị thực tế trước khi đưa hệ thống mới vào vận hành.

Không nên chuyển đổi ngay toàn bộ hệ thống

Nếu doanh nghiệp có nhiều điểm in, nên thử nghiệm trên một máy hoặc một khu vực trước.

Sau khi xác nhận dữ liệu, bố cục và khả năng quét đều ổn định, mới mở rộng sang các máy còn lại.

Cách triển khai từng bước giúp hạn chế rủi ro khi hệ thống cũ và mới sử dụng song song.

Máy in có cần thay theo phần mềm không?

Không nhất thiết.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề nằm ở cách phần mềm tạo và gửi dữ liệu chứ không phải bản thân máy in.

Nếu thiết bị hiện tại vẫn đáp ứng kích thước tem, tốc độ và phương thức in, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng.

Các dòng máy in nhãn TSC cũng có thể được triển khai trong nhiều môi trường phần mềm khác nhau, nhưng khả năng tương thích cụ thể vẫn cần được kiểm tra theo hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Nên tạo một bộ mẫu kiểm thử

Trước khi chuyển chính thức, có thể chuẩn bị một số mẫu đại diện:

• Tem có barcode.

• Tem có QR Code.

• Tem nhiều dòng chữ.

• Tem có dữ liệu biến đổi.

• Tem có kích thước nhỏ.

• Tem có số lượng bản in lớn.

Nếu tất cả mẫu đều hoạt động ổn định, việc triển khai chính thức sẽ thuận lợi hơn.

Kết luận

Thay đổi phần mềm quản lý không nhất thiết đồng nghĩa với việc phải thay toàn bộ máy in tem. Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng kết nối, dữ liệu, bố cục tem, barcode và driver trước khi đưa hệ thống mới vào vận hành.

Một quy trình kiểm thử có kiểm soát sẽ giúp giảm nguy cơ gián đoạn hoạt động in trong quá trình chuyển đổi.