Vì sao khách sạn quy mô vừa và nhỏ cần vận hành OTA bài bản?

Một đơn vị vận hành OTA khách sạn 3-sao, Boutique, city hotel… hiệu quả, chi phí thấp cần bắt đầu từ việc hiểu rõ sản phẩm, tập khách mục tiêu, lợi thế cạnh tranh và dữ liệu kinh doanh hiện tại của từng khách sạn. Với quy mô vừa và nhỏ, nguồn lực nhân sự thường hạn chế nên việc quản lý giá phòng, tồn phòng, chương trình khuyến mại, hình ảnh, nội dung và đánh giá trên nhiều nền tảng cùng lúc dễ bị thiếu đồng bộ. Khi OTA không được theo dõi thường xuyên, khách sạn có thể bỏ lỡ cơ hội bán phòng hoặc phải phụ thuộc quá nhiều vào giảm giá để duy trì công suất.

Mặt khác, mục tiêu của vận hành OTA bài bản không đơn thuần là tăng số lượng booking. Nếu liên tục áp dụng khuyến mại sâu, khách sạn có thể đạt công suất cao nhưng ADR giảm, doanh thu ròng thấp và lợi nhuận bị bào mòn bởi hoa hồng cùng các khoản ưu đãi. 

Ngược lại, giữ giá quá cứng nhắc trong những giai đoạn nhu cầu yếu có thể khiến lượng phòng trống tăng cao. Vì vậy, khách sạn cần chiến lược giá linh hoạt dựa trên công suất, tốc độ đặt phòng, thời điểm trong tuần, mùa du lịch và biến động thị trường để cân bằng giữa doanh thu, giá phòng và lợi nhuận.

Vận hành OTA bài bản giúp khách sạn tối ưu giá, công suất và lợi nhuận

Đơn vị vận hành OTA cần thực hiện những đầu việc nào?

Trước tiên, đối tác cần rà soát toàn bộ gian hàng. Tên phòng, mô tả, tiện nghi, chính sách, thứ tự ảnh và điểm nổi bật phải phản ánh đúng sản phẩm. Với boutique hotel, hình ảnh và câu chuyện thiết kế cần tạo cảm xúc. Với city hotel, khách thường quan tâm vị trí, khả năng di chuyển, bãi đỗ xe, ăn sáng, giờ nhận phòng và tiện ích phục vụ công việc.

Tiếp theo là chiến lược giá. Một đơn vị vận hành OTA khách sạn 3-sao, Boutique, city hotel… hiệu quả, chi phí thấp phải xây khung giá linh hoạt theo ngày trong tuần, công suất dự kiến, tốc độ booking, sự kiện và mặt bằng đối thủ. Giá niêm yết cần được nhìn cùng giá ròng sau commission, chiết khấu thành viên, mobile rate, flash sale và các chương trình tài trợ. Nếu chỉ nhìn giá hiển thị, chủ đầu tư rất dễ đánh giá sai lợi nhuận thực tế.

Quản trị tồn phòng cũng quyết định doanh thu. Mở quá nhiều phòng giá thấp vào ngày nhu cầu cao khiến khách sạn mất cơ hội bán giá tốt hơn. Đóng phòng quá sớm lại có thể giảm hiển thị và bỏ lỡ khách đặt muộn. Đối tác cần theo dõi tồn theo từng kênh, hạn chế overbooking và điều chỉnh linh hoạt khi nhu cầu thay đổi.

Khuyến mại phải có mục tiêu cụ thể. Không phải giảm 15% hay 20% đều tạo hiệu quả. Có chương trình nhằm tăng hiển thị, chương trình dành cho khách đặt sớm, chương trình kích cầu ngày yếu hoặc chương trình tập trung vào thị trường quốc tế. Chỉ số cần theo dõi là doanh thu ròng, ADR sau giảm giá, tỷ lệ chuyển đổi và lượng booking tăng thêm so với giai đoạn bình thường.

Kans Hospitality cũng xem quản lý đánh giá là một phần của doanh thu. Khi có phản hồi tiêu cực, khách sạn cần trả lời đúng trọng tâm, tránh tranh luận và xử lý nguyên nhân bên trong. Nếu chỉ phản hồi trên nền tảng mà không cải thiện dịch vụ, vấn đề sẽ lặp lại và tiếp tục ảnh hưởng khả năng bán phòng.

Vận hành OTA hiệu quả cần đồng bộ gian hàng, giá phòng, tồn phòng, khuyến mại

Kiểm soát chi phí OTA thế nào để không đánh đổi lợi nhuận?

Chi phí thấp không đồng nghĩa chọn dịch vụ rẻ nhất. Điều cần tối ưu là tổng chi phí để tạo doanh thu ròng tốt hơn. Một khách sạn có thể trả phí vận hành thấp nhưng giảm giá quá sâu, tham gia quá nhiều chương trình hoặc mất kiểm soát parity. Khi đó, chi phí ẩn có thể lớn hơn nhiều so với phí dịch vụ ban đầu.

Khi đánh giá đơn vị vận hành OTA khách sạn 3-sao, Boutique, city hotel… hiệu quả, chi phí thấp, chủ đầu tư nên yêu cầu báo cáo các chỉ số như doanh thu OTA, ADR, công suất, RevPAR, tỷ lệ hủy, lead time, tỷ lệ chuyển đổi, commission, chi phí khuyến mại và doanh thu ròng theo kênh. Báo cáo chỉ có tổng booking hoặc tổng doanh thu sẽ không đủ để đánh giá chất lượng vận hành.

Khuyến mại cũng nên được phân loại theo hiệu suất. Chương trình tạo thêm booking trong ngày yếu có thể tiếp tục. Chương trình làm giảm giá ở những ngày vốn đã bán tốt nên được điều chỉnh hoặc tắt. Tương tự, không phải OTA nào cũng cần đầu tư ngang nhau. Khách sạn nên ưu tiên các kênh có tập khách phù hợp, tỷ lệ hủy hợp lý và doanh thu ròng tốt.