Cập nhật thông tin khách hàng một cách tự động
Khi khách hàng liên lạc đến số tổng đài của doanh nghiệp, phần mềm CRM đổ chuông thông báo tự động. Nếu đây là một khách hàng cũ, đã từng liên lạc đến doanh nghiệp và để lại thông tin. Thì các dữ liệu liên quan để được lưu trữ vào CRM. Khi đó, thông tin sẽ hiển thị trên màn hình cuộc gọi tự động. Các thông tin sẽ gồm có: Lịch sử sử dụng dịch vụ, mua hàng, thông tin cá nhân,… Tư vấn viên có thể dựa vào đây và chăm sóc khách hàng một cách chu đáo hơn. 

Và ngược lại, nếu đây là một khách hàng hoàn toàn mới, hệ thống CRM được tích hợp sẵn trong tổng đài ảo sẽ hiện pop-up form thông tin. Tư vấn viên có thể dễ dàng ghi chú thông tin khách hàng.

Hộp thư tự động trả lời
Đây là một tính năng vô cùng quan trọng và cần phải có trong tổng đài ảo tích hợp CRM. Tính năng này điều hướng, hướng dẫn khách hàng thực hiện các bước để giải quyết các vấn đề đơn giản của họ. 

Định tuyến cuộc gọi
Để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng, định tuyến sẽ giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Bằng cách căn cứ vào giờ làm việc ở văn phòng, hệ thống sẽ tự điều hướng cuộc gọi từ khách hàng đến máy nhánh phù hợp trong giờ hành chính.

Nếu khách hàng liên lạc tới doanh nghiệp ngoài giờ làm việc, hệ thống sẽ gửi thông báo đợi hoặc ghi âm lại các yêu cầu từ khách hàng. Hoặc một cách khác, nếu vấn đề khá khẩn cấp, hệ thống sẽ chuyển hướng cuộc gọi đến số máy di động của tư vấn viên để được giải quyết, chăm sóc.

Triển khai thực hiện trên phần mềm trực tiếp
Mọi thông tin về khách hàng, lịch sử giao dịch, đều được hệ thống cập nhật và hiển thị trực tiếp trên màn hình cuộc gọi của tư vấn viên. Chính vì vậy việc xem xét, cập nhật và lưu trữ thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng. Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, khách hàng sẽ không gặp trường hợp bị tư vấn viên hỏi đi hỏi lại nhiều. . lần với cùng một thông tin.

Ghi âm cuộc gọi và lưu trữ
Vì tổng đài ảo được tích hợp CRM nên việc lưu trữ các file ghi âm cuộc gọi, sắp xếp, phân loại và quản lý rất dễ dàng. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận chi phí cước gọi ở mỗi cuộc gọi. Cụ thể là: Ngày giờ, số máy nhánh, kênh gọi vào, thời gian kết nối,… Việc này giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng dịch vụ hiệu quả hơn. Cũng như kiểm soát, quản lý và cải thiện kỹ năng của đội ngũ Telesales.

Để có đội ngũ telesale chất lượng với những kỹ năng và kinh nghiệm dày dặn, được đào tạo bài bản, doanh nghiệp hãy thuê telesales. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ telesales trong và ngoài nước, trong đó có thể kể đến Sea.vn. Đây là đơn vị uy tín đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hứa hẹn đem đến cho doanh nghiệp chất lượng dịch vụ vượt trội với giá tốt nhất.

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM?
Khác biệt và sở hữu nhiều tính năng vô cùng vượt trội so với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo đã tích hợp CRM mang về cho doanh nghiệp bạn những lợi ích sau:

Gia tăng lượng khách hàng
Giải pháp này giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng dịch vụ của mình và nâng nó lên một tầm cao mới. Quản lý data khách hàng một cách thông minh, khoa học. Tư vấn viên có một nền tảng vững chắc để chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Giúp doanh nghiệp duy trì vòng đời khách hàng, giữ chân khách hàng cũ và thu về lượng khách hàng tiềm năng mới.

Tối ưu chi phí lên đến 50%
Nhờ vào việc tích hợp CRM vào tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể triển khai chăm sóc khách hàng đa kênh. Tối ưu 50% chi phí cước gọi, miễn phí gọi nội bộ liên phòng ban. Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo không giới hạn mở rộng máy nhánh và các cuộc gọi đến/đi. Doanh nghiệp bạn sẽ không bỏ qua bất kỳ vị khách hàng nào.

Tiết kiệm thời gian quản lý
Doanh nghiệp sẽ không còn phải sử dụng phương pháp thủ công để ghi chú lại tất cả thông tin mà khách hàng để lại. Điều này gây mất thời gian, và khó có thể truy xuất khi cần. Bởi phần mềm CRM được tích hợp trong tổng đài ảo sẽ thay doanh nghiệp làm điều đó hoàn toàn tự động. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tối đa, dễ dàng quản lý chất lượng dịch vụ và chất lượng làm việc của đội ngũ Telesales.