Kaizen là một phương pháp quản lý liên tục và tiến bộ từ Nhật Bản, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Kaizen tập trung vào việc cải tiến liên tục để tạo ra sự tiến bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về Kaizen, các ví dụ về Kaizen và cách áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp của bạn.

Kaizen là gì?

Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi” và “cải tiến liên tục”. Trong kinh doanh, nó được đề cập đến tư duy cải tiến liên tục thông qua những cải tiến nhỏ và dần dần. 

Ý tưởng là thực hiện những thay đổi nhỏ theo thời gian sẽ tạo ra những cải tiến đáng chú ý cho sản phẩm cuối cùng. Quy trình gồm các bước nhỏ, có kiểm soát, nếu lỗi hoặc vấn đề được xác định, chúng sẽ được giải quyết trước khi quy trình tiếp tục.

Kaizen trong sản xuất được coi là nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn. Phương pháp này nhằm giúp tạo ra hiệu quả cao hơn bằng cách tạo ra tinh thần đồng đội được cải thiện thông qua văn hóa kỷ luật, tinh thần cao, chất lượng công việc và sự cải tiến. 

Phương pháp Kaizen đã được cải tiến bởi các nhà sản xuất Nhật Bản trong những năm 1960 và 1970, và là nguyên nhân giúp sự phát triển cực kỳ thành công của ngành công nghiệp sản xuất ô tô của nước Nhật Bản.  

Chu kỳ Kaizen để cải tiến liên tục

Hệ thống Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình bảy bước để tạp ra môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục. Phương pháp có hệ thống này bao gồm các bước sau: 

• Thu hút nhân viên tham gia: Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên và bao gồm cả việc thu hút sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vẫn đề. 
• Tìm vấn đề: Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập các vấn đề và cơ hội tiềm năng. 
• Tìm giải pháp: Khuyến khích nhân viên đưa ra giải pháp sáng tạo, với tất cả các ý tưởng được khuyến khích. Lựa chọn một giải pháp tốt nhất hoặc nhiều giải pháp từ các ý tưởng được trình bày. 
• Kiểm tra giải pháp: Thực hiện giải pháp tốt nhất đã chọn ở trên. Tạo các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp.
• Phân tích kết quả: Hãy kiểm tra tiến độ với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là đầu mối liên hệ và cách tốt nhất là thu hút sự tham gia của nhân viên cấp quản lý. Xác định mức độ thành công của sự cải tiến, thay đổi.
• Nếu kết quả khả quan, hãy áp dụng giải pháp trong toàn doanh nghiệp.
• Bảy bước này cần được lặp lại liên tục, với các giải pháp mới được thử nghiệm khi thích hợp hoặc danh sách các vấn đề mới cần được giải quyết. 

Ngoài ra, có cách tiếp cận bổ sung cho chu trình hệ thống Kaizen, chẳng hạn như các tiếp cận được cô đọng thành 4 bước: Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động. Chu trình này được gọi là chu trình Shewhart hoặc chu trình Deming.

Các nguyên tắc Kaizen của 5S 

Khung 5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen và thiết lập một nơi làm việc lý tưởng. 5S tập trung vào việc tạo ra trật tự trực quan, tổ chức, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa để cải thiện lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ và an toàn. 

• Seiri/ Sắp xếp: loại bỏ bớt nhưng vật không cần thiết, không tích tụ và không giữ những vậy làm chướng ngại vật
• Seiton/ Sắp xếp trật tự: Sắp xếp các mục để cho phép dễ dàng tìm kiếm
• Shine/ Sạch sẽ: Giũ cho không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp
• Seiketsu/ Làm sạch tiêu chuẩn hóa: Hệ thống hóa các công cụ quan trọng và thực hành tốt nhất về dọn dẹp nơi làm việc. 
• Shitsuke/ Duy trì: Không ngừng cải tiến, nỗ lực và thành công

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen

Ưu điểm của Kaizen

• Kaizen tập trung vào cải tiến dần dần có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi vì những thay đổi lớn có thể gây ra sự phản đối và đẩy lùi sự thay đổi.
• Kaizen khuyến khích xem xét kỹ lưỡng các quy trình để giảm thiểu sai sót và lãng phí.
• Kaizen làm giảm ít lỗi hơn, nhu cầu giám sát và kiểm tra được giảm thiểu
• Tinh thần của nhân viên được cải thiện vì Kaizen khuyến khích ý thức về giá trị và mục đích
• Sự tập trung vào khách hàng mở rộng khi nhân viên nhận thức rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng
• Các hệ thống được áp dụng để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả trong ngắn hạn và dài hạn

Nhược điểm của Kaizen

• Các công ty có văn hóa và giao tiếp khép kín, trước tiên cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu
• Các triển khai Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra sự phấn khích nhất thời, ngăn ngủi, do đó khó duy trì lâu dài

Các ví dụ về Kaizen

Toyota 

Trong các ví dụ về Kaizen, có lẽ Toyota là ví dụ điển hình. Kaizen – triết lý cải tiến không ngừng của người Nhật. Đó là một nguyên tắc mà Toyota thực hành tốt đến mức từ này đã trở thành từ đồng nghĩa với công ty. 

Toyota là một trong những nhà sản xuất đầu tiên áp dụng triết lý Kaizen. Thương hiệu Toyota đã rất thành công với Kaizen. Kaizen gắn liền với Toyota đến mức nhiều người tin rằng họ đã đặt ra nó. Kazen đã hiện diện trong mọi chiếc Toyota, từ chiếc Corolla khiêm tốn đến chiếc Camry mới nhất. Nó thậm chí còn thâm nhập vào nhánh quan trọng của Toyota, so với thương hiệu Lexus. 

Một quy trình lắp ráp phổ biến của Toyota là một quy trình nhất định có thể thực hiện hiệu quả bởi một nhóm người, thì với Kaizen, họ phải tìm cách hoàn thành quy trình với một nhóm nhỏ hơn, do đó nhân viên có thể tự do di chuyển, làm việc và học thêm các công việc mới. Việc không ngừng theo đuổi cải tiến liên tục chính là đặc tính của Kaizen. 

Nestlé nhấn mạnh tư duy Kaizen

Nestlé là công ty thực phẩm lớn nhất thế giới và là công ty đang áp dụng Kaizen. Ví dụ, ban lãnh đạo Nestlé đã lập bản đồ dòng giá trị tại một nhà máy đóng chai mới để tìm ra chất thải. Điều này dẫn đến các quy trình hiệu quả hơn tại nhà máy. 

Ngoài ra, Đổi mới liên tục là rất quan trọng trong việc giữ cho công ty Nestlé SA của Thụy Sĩ giữ vị trí là công ty thực phẩm lớn nhất thế giới. Văn hóa Kaizen giúp thúc đẩy phần lớn sự đổi mới đó. 

Trong một cuộc phỏng vấn với The Leadership Network , Faith Burndred, Nhà vô địch xuất sắc liên tục của Nestlé tại Trung tâm công nghệ sản phẩm Nestlé York, đã nhận xét rằng một trong những thách thức lớn nhất để thực hiện Kaizen thành công là “ Đặt sự tập trung quá nhiều vào các công cụ thay vì phát triển tư duy.” 

Chính vì lý do này mà công ty sản xuất thực phẩm tập trung vào việc trang bị cho các Nhà lãnh đạo công ty các kỹ năng và sự tự tin để đóng vai trò là hình mẫu trong các hoạt đọng Tinh gọn. 

Như Burndred đã nói, “Nếu các Nhà lãnh đạo luôn thể hiện tầm quan trọng của mình và tự mình làm gương cho những hành vi đúng đắn, thì điều này tự nhiên sẽ thúc đẩy sự thay đổi văn hóa.” Minh chứng này bao gồm sự hỗ trợ và khuyến khích liên tục của nhân viên, cũng như những thách thức đang diễn ra để thúc đẩy các cải tiến trong quy trình hoạt động.

Cách Samsung vận dụng Kaizen có chọn lọc để tối ưu sản xuất

Samsung là công ty hàng đầu cho sự trỗi dậy của nước Hàn Quốc. Samsung có nhà máy ở Hàn Quốc. Công nhân tại nhà máy này được đào tạo chuyên sâu và là những nhân lành nghề. Trong các nhà máy này, chúng ta sẽ thấy hệ thống sản xuất tiên tiến và sử dụng phương pháp Kaizen cho các các chiến lược cải tiến quy trình tại chỗ với nhịp độ nhanh. Phương pháp Kaizen nhấn mạnh vào khả năng cạnh tranh sản xuất và hiệu quả hoạt động, kỷ luật tổ chức nghiêm ngặt, lòng trung thành của nhân viên, khen thưởng và sự tham gia của người lao động và quản lý, lãnh đạo. 

Tuy nhiên, Samsung cũng chịu sự ảnh hưởng mô hình của Mỹ, đó là cũng có những nhà máy gần như thuê ngoài. Trong các nhà máy thuê ngoài, các công việc đơn giản hơn, công nhân nhà máy có ít chuyên môn hơn. Trong những nhà máy như vậy, Samsung ít áp dụng kỹ thuật Kaizen hơn, thay vào đó, nhà máy đó được sử dụng các phương pháp khác nhau. 

Qua các ví dụ về Kaizen và tính linh hoạt ở đây chứng tỏ kaizen sẽ được áp dụng tốt nhất khi sử dụng trong môi trường phù hợp. Samsung đã sử dụng kaizen ở đúng nơi, đúng thời điểm.   

Với các ví dụ về Kaizen, chúng ta có thể thấy rõ ràng rằng phương pháp này là một công cụ quan trọng để tăng cường hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả Kaizen, doanh nghiệp cần phải cam kết và thay đổi văn hóa doanh nghiệp của mình.

Triển khai Kaizen cho doanh nghiệp của bạn trong 9 bước

Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng cách tiếp cận Kaizen thành công như các ví dụ về Kaizen phần trên, thì mỗi khi doanh nghiệp nghĩ rằng mình đã tìm thấy sự cố cần khắc phục, doanh nghiệp hãy đi theo quy trình dưới đây: 

1. Xác định vấn đề
2. Thành lập một đội
3. Thu thập thông tin từ khách hàng nội bộ, bên ngoài và xác định mục tiêu cho dự án
4. Xem lại tình hình và quá trình hiện tại
5. Suy nghĩ và xem xét bảy lựa chọn thay thế có thể
6. Quyết định ba lựa chọn thay thế tốt nhất trong số bảy lựa chọn 
7. Mô phỏng và đánh giá các phương án này trước khi thực hiện 
8. Trình bày ý tưởng và đề xuất với các nhà quản lý
9. Thực hiện các kết quả Kaizen 

Tuy nhiên, áp dụng Kaizen cũng đưa ra một số thách thức cho doanh nghiệp của bạn. Một trong những thách thức chính là thay đổi văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với phương pháp Kaizen. Kaizen yêu cầu sự cam kết và sự thay đổi từ tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. 

Kết luận

Qua các ví dụ về Kaizen, chúng ta có thể thấy Kaizen là một phương pháp quản lý mạnh mẽ  giúp doanh nghiệp đạt được sự thành công bằng sự tiến bộ liên tục và tập trung vào cải tiến. Bằng cách áp dụng Kaizen, doanh nghiệp có thể tăng cường năng suất, giảm chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên, để áp dụng Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần cam kết và thay đổi văn hóa doanh nghiệp của mình.

Nguồn: SpeedMaint