Trong thời đại công nghệ 4.0, đăng ký tổng đài ảo là giải pháp thông minh cho việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tương tác với khách hàng của doanh nghiệp. Chuyển đổi từ hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo, doanh nghiệp không chỉ đón nhận sự tiến bộ của công nghệ mà còn mở ra những cơ hội vượt trội để nắm bắt thị trường và xây dựng danh tiếng uy tín.

Vậy quy trình đăng ký tổng đài ảo như thế nào? Mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Tổng quan về tổng đài ảo

Tổng đài ảo còn có nhiều tên gọi khác như Virtual PBX, Cloud PBX, Hosted PBX, IP PBX,…

Tổng đài ảo được định nghĩa là một dịch vụ điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Điểm nổi bật của tổng đài ảo là không yêu cầu hệ thống phần cứng phức tạp, đắt đỏ như tổng đài truyền thống mà chỉ cần kết nối với Internet, hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.

Thông qua các tính năng ưu việt như hhỗ trợ cuộc gọi tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, định hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi,… dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kết nối nội bộ và kết nối với khách hàng, mang đến sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tổng đài ảo được định nghĩa là một dịch vụ điện thoại sử dụng công nghệ VoIP

Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Đăng ký tổng đài ảo mang đến hàng loạt tính năng tiện lợi cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí: So với việc sử dụng tổng đài truyền thống, phần mềm tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít khoản chi phí như:

+ Chi phí mua sắm, bảo trì, sửa chữa phần cứng (doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê tổng đài ảo theo nhu cầu sử dụng mỗi tháng)

+ Chi phí cước gọi tiết kiệm đến 70% so với khi sử dụng tổng đài truyền thống

+ Chi phí thuê kỹ sư vận hành phần cứng

Linh hoạt và di động: Giải pháp tổng đài ảo cho phép mở rộng máy nhanh một cách đơn giản, nhanh chóng mà không phải lo lắng về các yêu cầu về cơ sở hạ tầng. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu thông qua các phần mềm được cài đặt trên máy tính, điện thoại cá nhân mà không cần đến văn phòng.

Tích hợp các tính năng thông minh: Hàng loạt các tính năng của tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng: trả lời tự động, tích hợp CRM, định tuyến cuộc gọi,…

Chuyên nghiệp hóa: Đầu số cố định được kết nối với tổng đài ảo cùng với tính năng lời chào tự động, nhạc chờ, chuyển tiếp cuộc gọi đến chính xác các phòng ban,… mang đến sự ấn tượng, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Quy trình đăng ký tổng đài ảo

Đăng ký tổng đài ảo rất đơn giản, nhanh gọn. Dù bạn đăng ký tổng đài ảo tại nhà cung cấp dịch vụ nào cũng sẽ gồm một số bước cơ bản sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo VoIP

Bạn nên xem xét một số yếu tố quan trọng sau để đảm bảo rằng chọn được nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ:

+ Tính năng tổng đài VoIP ảo: Bạn cần kiểm tra xem tính năng tổng đài ảo của các nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp hay không. Đồng thời, đừng quên kiểm tra hệ thống tổng đài của nhà cung cấp có thích ứng với quy mô của doanh nghiệp không. Điều này nhằm đảm bảo rằng hệ thống sẽ hoạt động tương thích, tối ưu, hiệu quả với số lượng người dùng và cuộc gọi của doanh nghiệp.

+ Bảng giá tổng đài ảo: Mỗi nhà cung cấp sẽ có các gói dịch vụ đi kèm với các tính năng khác nhau, dẫn đến chi phí cũng khác nhau. Bạn hãy so sánh chi phí của các gói dịch vụ tổng đài ảo từ các nhà cung cấp khác nhau xem xét dựa trên các tính năng và dung lượng được bao gồm trong từng gói để đảm bảo nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bạn chi trả.

+ Khả năng tích hợp: Để tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc, các doanh nghiệp thường tích hợp tổng đài ảo với hệ thống CRM, ERP,… Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng các phần mềm và hệ thống khác cần tích hợp vào tổng đài điện thoại ảo, hãy làm rõ với nhà cung cấp vấn đề này nhé.

+ Hỗ trợ khách hàng: Đây là một trong những yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn nhà cung cấp để đăng ký tổng đài ảo. Doanh nghiệp nên lựa nhà những nơi có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 bất cứ khi nào bạn gặp vấn đề để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt, hạn chế ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp,

+ Bảo mật và tin cậy: Nhà cung cấp hệ thống tổng đài điện thoại ảo cần có các biện pháp bảo mật hiện đại, tuân thủ an toàn bảo mật để bảo vệ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp không bị lộ, đánh cắp.

+ Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng: Tham khảo các đánh giá và nhận xét từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của đơn vị cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của người dùng thực tế, từ đó đưa ra lựa chọn đúng đắn.

Khi lựa chọn nhà cung cấp để đăng ký tổng đài ảo cần xem xét đến khả năng hỗ trợ của họ

DigiNext – Nhà cung cấp tổng đài ảo hàng đầu Việt Nam, đáp ứng được mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn và ưu đãi tốt nhất theo số hotline 1900 5055 hoặc gửi email về địa chỉ Kinhdoanh@diginext.com.vn. 

Bước 2: Lựa chọn gói dịch vụ tổng đài ảo

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp, bạn chỉ cần đưa ra các yêu cầu cần có của tổng đài ảo và nhờ các bạn tư vấn viên tư vấn để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của bạn.

Bước 3: Lựa chọn đầu số

Để đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp cần lựa chọn đầu số để gắn vào tổng đài ảo. Hiện nay có 4 loại đầu số được các doanh nghiệp thường lựa chọn là:

+ Đầu số 1900

+ Đầu số 1800

+ Đầu số cố định

+ Đầu số di động

Bước 4: Ký hợp đồng với nhà cung cấp

Doanh nghiệp cung cấp một số thông tin cơ bản như thông tin doanh nghiệp, giấp phép đăng ký kinh doanh,… và tiến hành ký kết hợp đồng sử dụng với nhà cung cấp.

Bước 5: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Đây là bước không thể thiếu trong quá trình đăng ký tổng đài ảo. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp lựa chọn thiết bị đầu cuối tương ứng.

Một số loại thiết bị đầu cuối phổ biến là:

+ Điện thoại IP

+ Phần mềm Softphone (được cài đặt trên máy tính, điện thoại di động)

Bước 6: Cấu hình và tùy chỉnh

Sau khi đăng ký tổng đài ảo thành công, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cấu hình và tùy chỉnh các tính năng theo yêu cầu như lời chào tự động, định tuyến cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên,…

Trong thời đại bùng nổ của công nghệ số, tổng đài ảo đang trở thành một trong những giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp. Việc đăng ký tổng đài ảo không chỉ là giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả mà còn là giải pháp tối ưu hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng.